テレワークについて②～メール～

テレワークに必要な下準備ができたら、いよいよ仕事できる環境を自宅ＰＣに設定していきます。その中で一番重要なのは、メールです。今回はメールの設定につき、解説します。

メールも、会社、自宅それぞれのパソコンで、受信メール、送信メールを同期できるようにすることが重要です。また過去のメールを検索する際に、会社・自宅ともに同じ内容にならないと困ります。できれば、スマホと同期させるようにできると、外出先でも確認できるので、なお効率が上がりますよね。
ところが、受信メールを同期させるのは難しくないですが、送信メールの同期が意外と難しいです。
私も基本日中は外出していますので、外出中はメールはRead Only（内容の確認だけ）にとどめていますが、どうしても送信しないといけないケースもあるので、その準備もしています。

会社・自宅でメールを同期する方法として、以下の方法があります。
（１）同じメールアドレスを、ＰＯＰで会社・自宅のメールに設定する
（２）同じメールアドレスを、ＩＭＡＰで会社・自宅のメールに設定する
（３）会社のメールアドレスは、Ｗｅｂメールを活用する
（４）Gmailを活用する

順番に解説します
（１）一番お手軽で、昔から行われていた方法です。ただ、受信するタイミングにより同期されない場合がある、また送信メールは同期できない事から、あまり現実的ではないかもしれません。
（２）これが一番現実的な方法だと思います。但し、正しく設定しておかないと、メールの同期がうまくいきません。またメールサーバーの容量が限られています（メールサーバーによりますが、だいたい５ＧＢ～１０ＧＢ程度）ので、順次メールを削除する、もしくはローカルに保存するなどの対処が必要です。
（３）Webメールは、自宅PCの設定を一切必要としないので、お勧めです。但し会社PCで同じ内容を確認できるようにするには、会社ＰＣがＩＭＡＰで設定される必要があります。
（４）アーチネットでは、この方法を採用しています。これまで１０年以上使っていますが、何の問題もありません。ですが、会社によっては、Gmailとの同期は情報漏洩を引き起こしかねない場合もありますので、気を付ける必要があります。

以上、皆様の会社の情報セキュリティ方針や担当者と確認しながら、最適な設定を見つけてください

次回、（２）の設定方法を解説します。